Prise en charge des frais postaux des libraires : comment ça marche ?

Publié le 17/11/2020 par La Rédaction
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Mise à jour au 1er décembre 2020
Le SLF a obtenu du Gouvernement le financement, par l'Etat, des frais d'expédition de livres par les librairies pendant le confinement et jusqu'au 31 décembre. Cette mesure permet, selon les conditions présentées dans le communiqué de presse des ministres de l'Economie et de la Culture, aux librairies de s'aligner sur les tarifs de livraison des grandes plates-formes, durant cette période où les commandes sur internet sont devenues cruciales. Rappelons qu'en application de la loi, les frais de port, pour l'envoi de livres, ne peuvent être offerts et que le minimum légal de facturation est de 0,01 €.  
Prise en charge des frais de port : jusqu'à quand ?
Suite à la demande du Syndicat de la librairie française, la prise en charge des frais de port par l'État est prolongée jusqu'au 31 décembre 2020. (Le 31 décembre étant la date limite pour l'envoi du colis.)
Qui est concerné ?  
L'ensemble des librairies sont éligibles à partir du moment où :  
  • la vente de livres neufs au détail constitue leur activité majoritaire 
  • elles relèvent des critères de taille des TPE ou PME (moins de 50 millions € de chiffre d'affaires)
  • elles sont situées dans un territoire où l'interdiction d'accueil du public s'est imposée aux librairies du 30 octobre au 27 novembre 2020 (ensemble de la métropole, certains DOM et TOM)
Quels sont les articles et les envois concernés ?  
 
Le dispositif concerne les expéditions de livres neufs uniquement.  
Ne sont pas pris en charge : 
·  les emballages (enveloppes, cartons, emballages...)
·  l'enlèvement chez le libraire (hors Proxi course)
 
L'esprit de la mesure est d'appliquer les frais de port à 0,01€ pour le client. Il ne faut donc pas fixer de minimum de commande pour en faire bénéficier.
Si vous vous inscrivez dans la démarche de la mesure et demandez un remboursement a posteriori à l'ASP, vous pouvez facturer des frais de port à votre client exclusivement si le montant de l'expédition (coût transporteur) dépasse celui de la grille tarifaire présentée sur notre site.

Cette demande doit se faire en amont de sa commande : il n'est pas autorisé de demander un paiement complémentaire aux clients a posteriori. 

Colis mixtes (livres + autre chose) : le dispositif mis en place par l'Etat ne concerne que l'envoi de livres neufs. Il est donc conseillé de procéder à des envois distincts, le ou les livres, d'une part, les autres produits d'autre part, dans l'attente de nouvelles informations à ce sujet.

Quelle est la durée du dispositif ?  
La mesure prend effet au 5 novembre. La fin de la période au titre de laquelle vous pourrez demander un remboursement est fixée au 31 décembre 2020, date limite pour l'envoi du colis.
Y a-t-il une démarche particulière à entreprendre pour mettre en place le forfait de 0,01 € ? 

Il est possible de mettre en place le forfait de 0,01€ (ni plus, ni bien sûr moins) dès à présent, sans aucune démarche particulière.  Veillez à bien conserver toutes vos factures d'expédition.  

L'esprit de la mesure est d'appliquer les frais de port à 0,01€ pour le client.
Vous pouvez demander le remboursement des frais de ports occasionnés par les commandes sans minimum d'achat.
 
Quelles destinations sont concernées ?  
 
La prise en charge est limitée aux envois en France métropolitaine pour les librairies de métropole et, pour les territoires ultra-marins concernés par la mesure (fermeture administrative liée au confinement), aux envois au sein de ce territoire. 
Au 1er décembre, les librairies situées sur le territoire métropolitain sont concernées pour leurs envois en métropole. Et les librairies situées dans les territoires ultra-marins concernés par une mesure de fermeture administrative du 30 octobre au 27 novembre liée au confinement sont concernées pour leurs envois dans leur territoire.

Quels sont les articles et les envois concernés ?  
Le dispositif concerne les expéditions de livres neufs uniquement.  
Ne sont pas pris en charge : 

·  les emballages (enveloppes, cartons, emballages...)
·  l'enlèvement chez le libraire (hors Proxi course)

L'esprit de la mesure est d'appliquer les frais de port à 0,01€ pour le client. Il ne faut donc pas fixer de minimum de commande pour en faire bénéficier.
Si vous vous inscrivez dans la démarche de la mesure et demandez un remboursement a posteriori à l'ASP, vous pouvez facturer des frais de port à votre client exclusivement si le montant de l'expédition (coût transporteur) dépasse celui de la grille tarifaire présentée sur notre site.
Cette demande doit se faire en amont de sa commande : il n'est pas autorisé de demander un paiement complémentaire aux clients a posteriori. 
Colis mixtes (livres + autre chose) : le dispositif mis en place par l'Etat ne concerne que l'envoi de livres neufs. Il est donc conseillé de procéder à des envois distincts, le ou les livres, d'une part, les autres produits d'autre part, dans l'attente de nouvelles informations à ce sujet.
Expédition  : quelle base de remboursement ?  
 
Envois à proximité, c'est-à-dire sur le territoire couvert par le tarif « Proxi course librairie » de la Poste (agglomération) : le remboursement est établi sur la base des tarifs Proxi course (voir ci-dessous).  
 
Les remboursements seront plafonnés sur la base du barème du service universel postal colis pour la France Métropolitaine (envoi simple de colis avec remise en boîte aux lettres) : 
 
  • Jusqu'à 250 g : 5,67 €  
  • Jusqu'à 500 g : 6,39 €  
  • Jusqu'à 750 g : 7,14 €  
  • Jusqu'à 1 kg : 7,75 €  
  • Jusqu'à 2 kg : 8,60 €  
  • Jusqu'à 5 kg et plus : 11,13 €  
 
Pour des envois dont le coût dépasse ce plafond, il est recommandé de facturer au client le dépassement uniquement. Par exemple, si vous envoyez un colis d'1,5 kg en Chronopost et qu'il vous en coûte 15€, vous facturez à votre client 6,04€, c'est-à-dire 15€ moins le remboursement de 8,60€ dont vous bénéficierez.

Ces plafonds ont été établis sur la base de la grille tarifaire liée au Contrat Entreprise Colissimo Facilité. (voir ci-dessous).
Contrat Entreprise Colissimo Facilité
Le contrat Entreprise Colissimo Facilité peut être ouvert sans engagement et sans développement technique. Il s'adresse aux entreprises qui ont de petits volumes d'expédition et/ou qui expédient de façon irrégulière. Il est accessible ici.
Il ouvre droit aux tarifs disponibles ici (remise sans signature).
  • Ces tarifs sont plus avantageux que ceux auxquels vous auriez droit au guichet de La Poste.

  • Il n'est pas toujours aisé d'avoir une facture au colis mentionnant effectivement le poids de l'envoi dans les bureaux de Poste.  Or, le contrat Facilité ouvre droit à une facturation en fin de mois sans engagement de volume. Dans le cadre de la mesure sur le remboursement des frais de port, cela permet aux librairies en contrat de présenter aisément, comme pièce justificative à l'ASP, une facture ventilée par typologie de colis, avec mention du poids et du montant.
Y a-t-il une démarche particulière à entreprendre pour mettre en place le forfait de 0,01 € ?  
 
Il est possible de mettre en place le forfait de 0,01€ (ni plus, ni bien sûr moins) dès à présent, sans aucune démarche particulière.  Veillez à bien conserver toutes vos factures d'expédition.  
 
Quels sont les types d'expédition pris en compte ? 
Tous les transporteurs sont concernés par le dispositif :  
  • Proxi course Librairies (voir ci-dessous) 

  • Colissimo (avec ou sans signature, retrait)
  • Transporteurs express (Chronopost, TNT...). Attention : dans ce cas, vous ne serez pas remboursé de l'intégralité de ce tarif mais sur la base de la grille figurant ci-dessus.

  • Relais colis (Mondial Relay,...),...  
Notes particulières :
- Il n'est pas nécessaire d'aller à La Poste pour affranchir ses colis. Si vous avez l'habitude d'imprimer des étiquettes, vous pouvez continuer sans modifier votre logistique.
- Attention, le tarif de remboursement est calqué sur le service postal universel en France, soit une remise en boîte aux lettres. Les Colissimo avec signature font bénéficier à vos clients d'un service supplémentaire et sont plus onéreux que le tarif standard. Vous pouvez donc facturer le reste à charge à vos clients.
 - Vous pourrez déclarer leurs achats d'emballages prépayés si et seulement si l'emballage a été utilisé pour une expédition d'ici le 31 décembre, et garder tous les justificatifs en cas de contrôle a posteriori. Attention : Il reste préférable d'ouvrir un compte à La Poste pour bénéficier de tarifs correspondants au barème ci-dessus, et de recevoir un relevé détaillé de l'ensemble de vos envois Colissimo.
- Les comptes prépayés (par exemple pour Mondial Relay) sont éligibles à la condition que vous puissiez justifier des expéditions effectuées d'ici le 31 décembre. Nous vous conseillons de payer les envois au coup par coup pour obtenir une facture par envoi. 
Pour tous ces envois : il faut toutefois veiller à toujours privilégier le tarif le moins élevé, en gardant en tête que le remboursement n'excèdera jamais la grille figurant ci-dessus.  
Ne sont pas pris en compte dans la mesure :
- les coursiers et livreurs (à vélo, par exemple) ne sont pas concernés à ce stade.  
- Attention, le tarif lettre de la Poste n'est pas un envoi commercial, il n'est pas concerné. Il en va de même pour le tarif Frequenceo.
Comment choisir ma méthode d'expédition ?  
 
Il faut toujours opter pour la solution la moins onéreuse, en privilégiant le service Proxi course Librairies pour les envois de proximité.
Si vous souhaitez fixer un montant minimum d'achat pour ouvrir droit au tarif de 0,01 €, vous pouvez, mais ne pourrez pas demander le remboursement des commandes concernées par ce palier. En appliquant un minimum de commande, vous évitez les petits achats répétés, coûteux en logistique et peu rentables et, pour le cas des clients de proximité, favorisez le retrait en magasin. 

Envois à proximité : comment fonctionne le service Proxi course Librairies ?

La Poste met en place une offre spéciale « Proxi course Librairies », éligible au dispositif de prise en charge des frais de port par l'Etat, qui permet d'envoyer des commandes jusqu'à 15kg réparties en 1 à 3 paquets (chaque paquet devant peser au maximum 5 kg).
Cela concerne les expéditions à proximité, dans l'agglomération (périmètre de livraison défini au moment de l'inscription au service). 

Dans le cadre de cette offre, le facteur vient chercher le(s) livre(s) chez le libraire pour le(s) remettre au(x) destinataire(s) le lendemain ou le surlendemain dans le cadre de sa tournée.  
 
Le libraire y accède via https://www.laposte.fr/professionnel/librairies. Ce lien renvoie vers un formulaire qui permet au libraire de signer les CGV, d'obtenir un mandat SEPA et d'accéder à un portail dédié dans lequel il pourra renseigner sa commande : nombre d'ouvrages, adresse du destinataire... Il obtient en fin de parcours la confirmation de la bonne prise en charge de sa commande.  
 
Pour toute commande de prestation avant 13h dans le portail, la collecte sera réalisée à J+1 entre 8h et 13h.  La livraison sera réalisée à J+1 entre 13h et 18h en hyper proximité et à J+2 au sein de l'agglomération. La zone de livraison autorisée est consultable dans le portail de prise de commande.  
   
Le tarif appliqué durant toute la période de confinement est de :
  • 2€ H.T. (incluant la collecte) pour des envois jusqu'à 5 kg  
  • 3,25 € HT (incluant la collecte) pour les envois compris entre 5kg et 10kg  
  • 4,25 € HT (incluant la collecte) pour les envois compris entre 10kg et 15kg
 
La souscription au service est sans engagement, aucun minimum de commande n'est exigé.   
 
La commande est traitée dans les conditions de l'offre Proxi Librairie. Le libraire est épaulé en tant que de besoin par le 3634 (service client entreprises).  
Le libraire est facturé dans les conditions habituelles : le 1er jour du mois suivant la commande (facture papier). La facture détaillera la prestation et valorisera la promotion de 50 %.  
 
Si votre bureau de Poste n'est pas au courant de la mise en place du tarif « Proxi course librairies », nous vous invitons à produire le communiqué de la Poste annonçant cette mesure disponible ici.  
NB: Proxi course est valable pour tous les envois des librairies, mais seuls les frais occasionnés par l'envoi de livres neufs peuvent être remboursés dans le cadre de cette mesure.  
 
NB2: si vous ne souhaitez pas favoriser l'expédition à domicile au détriment du retrait en magasin pour votre clientèle de proximité, vous pouvez utiliser Proxi course en répercutant intégralement les frais de port sur votre client. Mais vous renoncez alors, pour cette partie de vos expéditions, au remboursement par l'Etat.
Attention : Pour des raisons techniques indépendantes de leur volonté, les concepteurs de sites Internet et portails de librairies ne sont pour le moment pas en mesure de déployer les services de Proxi course automatiquement en ligne.
Pourquoi utiliser Proxi course Librairies ?  
En privilégiant ce service,  
  • Vous réduisez votre avance de trésorerie  
  • Vous réduisez les délais de livraison (J+1 en général)  
  • Vous réduisez l'enveloppe globale de remboursement par l'Etat, ce qui facilitera d'autant la négociation sur la prolongation de la mesure jusqu'à la fin de l'année au moins.  
Comment se fait-on rembourser ? 
Les libraires pourront déposer mensuellement auprès de l'Agence de Services et de Paiement (ASP) une demande de remboursement, accompagnée des factures justifiant des coûts d'expédition des commandes de livres neufs prises à partir du 5 novembre pour obtenir le soutien de l'Etat.  
Le guichet de l'ASP ouvrira mi décembre, et les remboursements devraient intervenir dans un délai de 10 à 15 jours. Vous pourrez également transmettre vos factures début 2021, il ne sera pas trop tard.  
Attention donc à bien conserver tous vos justificatifs (factures des services d'expédition).
Vous devrez aussi pouvoir justifier, en cas de contrôle, que vos demandes de remboursement ne concernent que des livres neufs.  

Nous vous incitons très fortement à tenir le relevé de vos frais d'envois de livres neufs et des informations sur le poids des colis en vue de faciliter le dépôt et l'instruction de leur demande et à ouvrir un compte professionnel auprès de votre transporteur.