La commande publique dématérialisée : foire aux questions

Publié le 19/06/2018 par La Rédaction
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Le contexte 

Avec la réforme du droit de la commande publique entrée en vigueur au 1er avril 2016 et conformément aux nouvelles règles européennes, a été fixé l'objectif d'une complète dématérialisation des procédures de passation des marchés publics et contrats de concessions d'ici le 1er octobre 2018 au plus tard. Les acheteurs (publics) devront donc être équipés d'un profil d'acheteur et publier sur une plateforme les documents de la consultation pour les marchés publics dont la valeur et le besoin estimé est égale ou supérieure à 25 000 €HT.






Lien vers la plate-forme des achats de l'Etat




Quels marchés sont concernés par la mise en ligne des documents de la consultation ?

À partir du 1 er octobre, toutes les procédures dont la valeur estimée du besoin est égale ou supérieure à 25 000 € HT et pour lesquelles un avis de publicité a été publiée (JOUE, BOAMP, JAL, publicité adaptée, ...).



Quels sont les acteurs, les échanges et les documents concernés par cette dématérialisation ?


  • L'acheteur public qui publie les documents de la consultation.
  • Le candidat aux marchés publics qui devra :
  • Déposer sa candidature et son offre par voie électronique, sans les signer
  • Transmettre à l'acheteur ses questions, des demandes d'informations par voie électronique
  • Y recevoir ces informations, les décisions des acheteurs (lettre de rejet, la notification, ...)
  • Signer électroniquement le marché.

Bon à savoir : la signature électronique n'est pas encore obligatoire. Même en cas de signature manuscrite du contrat, il est nécessaire de le transmettre par voie électronique, donc de scanner le document papier signé.

On ne peut pas échanger des documents électroniques et des documents papiers dans la même procédure.

Où trouver les profils d'acheteurs ? 















Si vous connaissez l'administration dont vous voulez consulter le profil d'acheteur, le plus simple est de vous rendre sur son site général, à la rubrique "marchés publics".

La liste des profils d'acheteurs est publiés sur le site www.data.gouv.fr

Dois-je m'identifier sur les profils d'acheteurs, comment trouver les documents de la consultation (DC) ?

Si vous souhaitez simplement consulter les documents de la consultation, vous n'avez pas à vous identifier/authentifier pour accéder à ces documents, qui sont accessibles gratuitement et directement sur le profil d'acheteur.  Toutefois en vous identifiant, vous serez automatiquement informé des modifications éventuelles des documents.


Que permet le profil acheteur ?

Le profil acheteur vous permet de prendre connaissance :


Quels sont les prérequis techniques pour utiliser les profils d'acheteurs ?

Les prérequis techniques peuvent être différents d'un profil d'acheteur à un autre. Il convient donc de vérifier ceux du profil d'acheteur sur lequel vous allez déposer votre pli. Il est recommandé de tester régulièrement la configuration de votre poste.

Puis-je déposer ma candidature et mon offre sur le profil d'acheteur et y effectuer l'intégralité des démarches ?

L'avantage des profils d'acheteurs est de permettre la remise entièrement dématérialisée des candidatures et des offres. Lorsque vous souhaitez joindre des documents trop volumineux pour être déposés sur le profil, si l'acheteur l'autorise, vous pouvez les déposer sur un espace de stockage électronique.


Quand puis-je télécharger les documents de la consultation ?

Les Dc doivent être disponibles sur le profil d'acheteur à la date de la publication de l'avis de publicité. Il est possible de paramétrer des alertes sur les supports de publicité et les profils d'acheteur.

Que se passe t-il en cas de modification des documents de la consultation ?

Pour les procédures formalisées, les modifications non substantielles des documents doivent être faites au plus tard 6 jours avant la date de remise des plis.

Quel format de documents puis-je utiliser ?

Le respect des principes de liberté d'accès à la commande publique, d'égalité de traitement des candidats et de transparence des procédures, implique que l'acheteur peut choisir plusieurs formats courants et largement disponibles.

Quelles vérifications faire avant de déposer mes plis ?

Assurez-vous que votre poste de travail répond aux prérequis techniques nécessaires ; les profils acheteurs indiquent les conditions minimales que doit remplir votre poste pour répondre à une consultation. 
Testez le dépôt d'une candidature et d'une offre, dans l'espace "bac à sable" du profil.

Quelle règle appliquer pour le nom des fichiers à envoyer ?

La dénomination des documents de votre candidature et de votre offre est importante : elle doit être la plus simple possible pour permettre à l'acheteur d'identifier le fichier sans devoir l'ouvrir.

Puis-je poser des questions à l'acheteur ?

Oui. Vous pouvez poser vos questions via le profil d'acheteur ou à une adresse mail mentionnée par l'acheteur dans les documents de la consultation.

Bon à savoir : si une entreprise, après avoir bien lu l'ensemble des documents, pose une question et que la réponse peut avoir un impact sur l'offre, la réponse à cette entreprise est transmise à toutes les entreprises ayant téléchargé les documents de la consultation avec authentification et doit être visible pour toutes les entreprises n'ayant pas encore téléchargé les documents.

Comment anticiper un problème de dernière minute ?

N'attendez pas la dernière minute, prévoyez le temps nécessaire pour que votre réponse soit reçue dans les délais (c'est l'heure de la fin de téléchargement qui compte), surtout votre débit est faible. La date et l'heure limite sont fixés dans l'avis de publicité ou dans les autres documents de la consultation.  Il peut être prudent d'anticiper un problème en envoyant une copie de sauvegarde au moins la veille de la clôture de la consultation, cette copie doit arriver elle aussi avant cette clôture.

Que faire si je dois compléter ou modifier mon offre ?

Vous pouvez modifier les documents que vous transmettez à l'acheteur jusqu'à la date de remise des plis. Les textes de la commande publique font toutefois obligation de transmettre l'offre en une seule fois (art. 57 du décret 2016-360) et prévoient que seule la dernière offre est ouverte. 

Bon à savoir : Cela implique que toute modification doit donner lieu à la transmission de l'intégralité de l'offre modifiée.

Et si mon offre arrive après l'heure limite ?

Commencer l'opération d'envoi de la candidature et de l'offre quelques minutes avant la fin de la consultation  ne garantit pas que l'intégralité des documents arrivera avant le terme de cette consultation. Si c'est le cas, même pour quelques secondes, l'offre sera irrecevable.

Les profils d'acheteurs doivent-ils me proposer un coffre-fort électronique ?

Non, ce n'est pas obligatoire. Mais l'acheteur peut vous proposer le dépôt sur coffre-fort s'il apporte les garanties d'accessibilité, de gratuité, de confidentialité et de sécurité.

Que se passe t-il si j'envoie une offre papier ou une clé USB ?

L'offre est irrégulière sauf s'il s'agit du doublon de la réponse électronique, sous forme de copie de sauvegarde.

Comment répondre à une consultation allotie ?

Sauf mention contraire dans les documents de la consultation, l'entreprise peut répondre de manière séparée pour chaque lot, ou transmettre une réponse pour plusieurs lots par envoi unique. L'identification des lots auxquels il est répondu doit être sans ambiguïté.























Que signifie le principe du "Dites-le nous une fois" ?

Pour alléger les charges administratives pesant sur les entreprises, les acheteurs ne peuvent plus demander aux candidats les documents :

Comment candidater avec un DUME ? Qu'est-ce qu'un DUME ?

L'arrêté du 14 avril 2017 prévoit que les profils d'acheteur doivent permettre de recevoir des candidatures sous forme de DUME.  Elle n'est pas obligatoire.

Le DUME est une déclaration sur l'honneur permettant aux entreprises d'attester de leur compétence, de leur situation financière ainsi que de leurs capacités lorsqu'elles répondent à un marché public au sein d'un Etat de l'Union européenne. Il est utilisé comme preuve préliminaire dans l'offre administrative des procédures de passation de marchés publics. En France, ce document a vocation à se substituer aux DC1, DC2 ainsi qu'au programme « Marché Public Simplifié » (MPS).

Ce service DUME est progressivement mis en œuvre sur les profils d'acheteur.

Accèder à l'ensemble de la documentation sur DUME : https://communaute.chorus-pro.gouv.fr/documentation/le-portail-web-service-dume/
Accèder au DUME: https://dume.chorus-pro.gouv.fr/

Que se passe t-il après le dépôt de mon offre ?

Vous recevrez un accusé de réception de votre dépôt comprenant les informations suivantes :

Copie de sauvegarde : quel intérêt ?

La dématérialisation ne met pas fin à l'intérêt de la copie de sauvegarde qui peut-être transmise sur un support physique sans un format numérique ou sur support papier. Cette copie peut être transmise par voie postale ou remise directement dans les locaux de l'acheteur.


Est-ce que je peux continuer à utiliser la voie dématérialisée après la phase de passation du marché ?

Oui, sous réserve que l'acheteur l'ait prévu dans le contrat expressément, puisque ce n'est pas obligatoire. Le profil acheteur peut alors également être utilisé, pour tous les échanges qui peuvent intervenir pendant l'exécution ou pour la transmission de documents, comme par exemple les bons de commandes ...

L'acheteur pourra t-il me délivrer un exemplaire unique ?

L'exemplaire unique ne disparaît pas du paysage juridique de la commande publique. Il n'est pas impossible de se trouver confronté à des exemplaires uniques papier, même pour les contrats nativement dématérialisés.

Anticiper d'ores et déjà l'acquisition d'un certificat de signature électronique et l'installer sur mon ordinateur ?

La signature électronique n'est pas encore obligatoire. En cas de signature manuscrite du contrat, il est nécessaire de le transmettre par voie électronique.

La mise en place de la signature électronique suppose un certain nombre de préalables.  Les acheteurs et les entreprises doivent avoir acquis les certificats de signature. Les entreprises doivent avoir précisé l'organisation interne de leur entité et désigné, en leur sein, les personnes qui seront habilitées à signer au nom de l'entité.

Bon à savoir : Cette organisation nécessite un délai. C'est la raison pour laquelle les textes actuels ne rendent pas l'usage de la signature électronique obligatoire au 1 er octobre.

Qu'est-ce qu'une signature électronique ?

La signature électronique est l'équivalent de la signature manuscrite (en référence au Code Civil), pour un document dématérialisé qui peut adopter différents formats : fichier texte, tableur, pdf, xml.  Le certificat électronique qui porte la signature, est généralement installé sur une clé USB ou une carte à puce. Dans ce dernier cas, un lecteur de carte à puce est nécessaire.


Bon à savoir : les prix d'un certificat de signature électronique varient généralement entre 80 et 300 € HT selon la durée du certificat et les modalités de remise du certificat (délivrance). La mise en concurrence des fournisseurs est d'ailleurs conseillée. Les certificats sont généralement délivrés pour une durée de un à trois ans.
Les délais de délivrance varient de 48H00 à 15 jours.

Une liste de prestataires de service de confiance numérique peut être consultée à cette adresse : https://www.ssi.gouv.fr/administration/visa-de-securite/visas-de-securite-le-catalogue/
En attendant, vous pouvez utiliser un certificat RGS le temps de sa validité.

Quel certificat de signature électronique dois-je utiliser ?

Dans la commande publique qui concentre des enjeux économiques et juridiques importants, sont autorisées :

Les documents de la candidature doivent-ils être signés électroniquement ?

Non. En revanche, il faut vérifier les documents de la consultation, car l'acheteur peut avoir prévu l'obligation de les signer.

La facturation électronique ?

La facturation électronique suit des règles qui lui sont propres, qui ne sont pas celles applicables à la procédure de passation d'un marché. L'obligation d'émettre une facture électronique est échelonnée dans le temps entre 2017 et 2020 selon la taille des entreprises.

Les factures doivent être transmises sur la solution nationale CHORUS PRO.

Accéder au tutoriel à utiliser Chorus Pro : https://communaute.chorus-pro.gouv.fr/pour-les-fournisseurs/






Plus d'information sur le profil acheteur : https://www.economie.gouv.fr/files/files/directions_services/daj/marches_publics/dematerialisation/20180601_Guide-MP-dematerialisation-2018-A.pdf


Textes relatifs à la dématérialisation de la commande publique :



[1] Le profil d'acheteur, est «la plateforme de dématérialisation permettant notamment aux acheteurs de mettre les documents de la consultation à disposition des opérateurs économiques par voie électronique et de réceptionner par voie électronique les documents transmis par les candidats et les soumissionnaires».