La visite idéale du représentant

L'acte d'achat, notamment celui de l'office, se révèle de plus en plus important et complexe dans un contexte économique tendu accentuant la pression commerciale.
Les diffuseurs, contraints à repenser et rationaliser leur modèle économique, interrogent la manière de mieux vendre leurs catalogues à une clientèle de libraires éclatée et hétérogène, aux pratiques disparates, qui a besoin d'une information précise et régulière pour constituer un assortiment pertinent. La place du représentant, son rôle, son profil, la fréquence de ses visites sont autant de points de réflexion tout autant que les formes complémentaires voire alternatives de prospection.

Préparer la visite du représentant

POURQUOI PRÉPARER LA VISITE ?

Permettre la prise de recul : revenir sur des titres précédents, et des rythmes de vente
Optimiser le temps de travail des équipes sur la surface de vente (35H).
Accroitre la valeur ajoutée de la visite : expertise attendue du représentant sur les alertes programme, les points faibles, les oublis ...

COMMENT ?

Tenir à jour le planning des RDV :

Désigner un référent agenda dans la librairie

Veiller au respect du Jour, de l'heure, de la durée et de la régularité des visites.

Prévoir un lieu permettant le respect du flux des clients en librairie, quand c'est possible.

Se fixer un maximum de RDV/jour (5 petits / 3 gros max.)

Classer les documents (dans des pochettes commerciales dédiées en couleurs par diffusion, ou tableaux XL, bannettes par mois) contenant l'ensemble des diffusions et facilement accessibles par tous.

Et comprenant le bon d'achat d'office, les coordonnées des représentants, des directions commerciales (fichier XL), les archives des achats, AR, remarques...

Disposer des outils d'information de très bonne qualité pour préparer la visite, ou l'achat (Pour les libraires peu/non visités, enjeu majeur.)

Des sites Internet, efficaces, documentés, et générant des mails d'alertes nouveautés pour les libraires peu visités.

Recevoir des argumentaires précis, 3 semaines avant le passage du représentant, connaître les niveaux de lecture

Disposer de catalogues graphiquement harmonisés, par rayons, (et non date de RUN)

Recevoir des bons de commandes dans l'ordre exact des argu/ catalogues ergonomiques :

Avec des indications de tirages ou des signalements d'enjeux pour l'éditeur (gras).

Signalant clairement les remises en vente dans les thématiques concernées.

Des PDF modifiables, des fichiers XL pour renseigner des quantités. Et facilement exploitables par tous.

Valoriser des montants d'achats.

Tenir un tableaux XL de suivi des conditions opérations

Un catalogue annuel des campagnes : informer en amont tous les libraires, insérer les campagnes dans la programmation de la librairie. En dehors d'un office.

Lister en amont les points à aborder pendant le RDV (commandes réassort, litiges, ...)

Préparer ses chiffres à Économie de la librairie (logiciel, Observatoire, ...) : listing des quantités vendues, stock théorique, AR, taux de retour, point CA par trimestre.

Evaluer régulièrement ses niveaux de mise en place : reprendre une commande passée, stabylo des 3 couleurs (vert OK, orange, alerte ; rouge : loupé)

PENDANT LA VISITE

Respect du temps et disponibilité de chacun

Maintenir une bonne distance mutuelle entre le libraire, le client et le représentant, le vendeur.

Balayer les programmes, corriger à la marge

Hiérarchiser, adapter ses achats à son environnement : zéro est une quantité.

Insérer les OP éventuelles dans une programmation de la librairie, programme des campagnes.

LES ATTENDUS D'UNE VISITE DE REPRÉSENTANT

Les fondamentaux

Le niveau de professionnalisme du représentant

Une culture des catalogues,
Un accompagnement expert sur les chiffres.
Une parfaite connaissance du point de vente, de ses clients.

La transparence dans l'échange, la confiance

Énoncer les enjeux communs de la visite (programme, campagnes, ...)

Consacrer moins de temps à la nouveauté et se permettre de revenir sur l'activité passée. Casser la routine de travail.

Par la visite des tables du libraire,
La vigilance sur nos défaillances, les absences, ... au réassort ...

Une juste adaptation des objectifs du représentant au potentiel de la librairie et de ses clients :

Par la hiérarchisation du programme,
Par la sélection des titres importants, dans des catalogues pléthoriques

Ne pas hésiter à parler chiffres, ensemble (tous les 6 mois) : avec des analyses de ventes pertinentes, des dégressifs de vente par éditeurs, collections, ....

Donner à tout libraire son analyse par zone de chalandise,
Connaître la pondération de l'évolution du point de vente par rapport à celle de l'éditeur appréciée annuellement.
Echanger grâce à l'observatoire,
Partager les enjeux

LE RYTHME OU LA NATURE DES VISITES

Un ou des représentants référents pour la librairie (2N).

Un rythme des visites à fixer ensemble selon les objectifs :

Les visites dédiées aux catalogues
Une à deux visites par an consacrées à l'analyse des chiffres, avec le représentant.
Une visite par an ou un RDV tel consacré aux conditions commerciales et aux CCV : avec la Direction des Ventes ou la direction commerciale.

LES PLUS DU "SUPER REPRÉSENTANT"

Il me propose des bibliographies thématiques
Il me met à disposition une revue de presse pour récupérer des titres peu/pas travaillés.
Il bannit les offices sauvages, les fourchettes, les sous X.
Il envoie des SP ciblés
Il repère nos coups de cœur et fait des propositions
Il propose des rencontres avec auteurs dans tous les domaines.